שאלתם את עצמכם מה הגורם שמפריע ביותר הן לאפקטיביות בעבודה והן לאיכות החיים של מנהלים, מהנדסים ועובדי ידע בימינו? התשובה היא עומס המידע (Information Overload).
תקשורת אלקטרונית היא כמובן כלי קריטי לכל ארגון; אולם בימינו ההתפתחות בטכנולוגית התקשוב גרמה לשנויים דרמטיים במנגנוני התקשורת הזמינים, מבלי שתרבות הארגון ותהליכיו יעברו התפתחות מקבילה. הפער שנוצר הביא לבעיה חריפה של עומס מידע אשר פוגע באופן חמור ביעילות עובדי הידע בכל רחבי העולם, בכל המגזרים: הפרטי והציבורי, הי-טק ושאינו, גופי חינוך, בריאות, צבא, ממשל, מלכ"רים – כולם מדווחים על בעיות דומות.
בעיה זו פוגעת בארגון במספר תחומים:
- אבדן ישיר של שעות עבודה, כלומר של תפוקה, שמוערך בשמונה שעות מבוזבזות בשבוע.
- פגיעה מוכחת ביכולת החשיבה (ולכן ביצירתיות ובאיכות התוצר) של העובד.
- הפרעה לתהליכים ארגוניים קריטיים, בהם תהליכי החלטה, תקשורת, ניהול ישיבות ותכנון.
- פגיעה באיכות החיים של העובד (ושל משפחתו).
עומס המידע בארגון מורכב בעיקר משילוב של שלושה גורמים: עומס מסרים של דואר אלקטרוני, מדיה חברתית (פרטית וארגונית), והשטף הבלתי פוסק של הפרעות ((Interruptions – טלפונים, התראות ווטסאפ, SMS, דוא"ל נכנס, ועוד – אשר קוטעות את רצף החשיבה והריכוז של העובד כל מספר דקות. מחקרים בנושא מראים שעובד ידע מצוי מקבל 200–50 מסרי דוא"ל פנים-ארגוניים ביום, והוא נקטע ועובר ממשימה למשימה כל שלוש דקות בממוצע!
הנזק הכולל של כל אלה בארגונים גדולים יכול להגיע לעשרות עד מאות מיליוני דולרים בשנה; ואף על פי כן רובם אינם נוקטים כל פעולה בנידון, אם משום שהם מאמינים שאין לה תקנה, או מסיבות מורכבות יותר – כמו החשש להידרש לגורמי היסוד ליצירת הבעיה, שרובם נעוצים בליקויים תרבותיים כמו חוסר אמון, ניהול-יתר, כסת"ח וציפיות הרסניות לנגישות 24×7. השינויים המתחייבים אינם קלים ליישום אבל כשהם נעשים בתבונה התוצאה היא שיפור משמעותי בתפקוד הארגון.
חדירת הסמארטפונים לכלל האוכלוסיה מעלה סוגיות מטרידות. הדור הצעיר גדל עם נגישות סביב השעון למדיה חברתית, ומבלה שעות רבות ביום צמוד למסכים; האפקט של כל אלה על יכולות קשב וחקר ועל כישורים חברתיים הוא נושא בחזית המחקר כיום, ותוצאותיו יורגשו עם כניסת הנוער הזה לשוק העבודה.
בשנים האחרונות חברות שונות החלו ליישם פתרונות מתקדמים להכלת עומס המידע. אלה מכסים תחום רחב, משיטות התמודדות אישיות, דרך יישומי תוכנה חדשניים, ועד תהליכי שינוי מרחיקי לכת בתרבות העבודה בארגון (קטלוג פתרונות מקיף ניתן להורדה חינם מאתר המחבר, כאן). יש פתרונות שמחייבים מהלך כלל-ארגוני לניתוח גורמי הבעיה ויישום שנוי עם מרכיבים תרבותיים, הדרכתיים וטכנולוגיים. יש גם פתרונות שניתנים ליישום אישי גם בלי להמתין לשנוי כלל-ארגוני; כזאת למשל היא האפליקציה של הסטארטאפ הישראלי Knowmail, אשר מיישם כלים מחזית חקר האינטליגנציה המלאכותית לתעדוף מושכל של המייל.
מה שברור הוא שהשיטה של "שב ואל תעשה" אינה פועלת. עומס המידע פוגע בחיי כולנו, וצריך לרסן אותו!
מאת המרצה : נתן זלדס
אודות המחבר
נתן זלדס הוא דמות מובילה בשיפור אפקטיביות התקשוב בארגונים מזה 24 שנים, בהן פיתח ויישם פתרונות מקוריים בחברת אינטל – בה היה מנהל ומהנדסIT בכיר – ובחברות נוספות. בפרט הוא ממובילי המאבק בעומס המידע, נושא בו הוא מחליף ידע ופתרונות עם עשרות ארגונים בעולם; כיום הוא נשיא האגודה הבינלאומית לחקר עומס המידע (http:// iorgforum.org) שמטפחת שת"פ בנושא בין אנשי תעשיה, אקדמאים ובתי תוכנה.
למידע נוסף אודות המרצה וסוגי הרצאות : לחץ כאן
